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皆さん、はじめまして。新卒2年目のT・Pです。
今回は、ITコミュケーションズ（以下、ITC）の仕事の一つである「プロジェクトの進行管理」についてお話できればと思います。
「そもそも進行管理とは何だ？」と思われた方もいるかもしれません。プロジェクトの進行管理というのは、受注した仕事が問題なくクライアントの期待に沿って進んでいるかのコントロールを指します。要は、プロジェクトをスタートからゴールまで責任をもって導くことです。具体的な内容については、私が入社1年目に実際に経験した案件に沿ってご紹介します。
私がITCに入社して半年ほどが経ち、少し社会人生活に慣れてきたころです。クライアントより新製品の発表とその販売促進を兼ねて、展示会に出展したいというご要望をいただきました。私と同じチームで、メンターとして指導をしてくださっていた先輩の担当案件だったこともあり、私も一緒に展示会の進行管理に参加することになりました。 初めての大規模な案件だったこともあり、身が引き締まったのを覚えています。
以下がその際行った、展示会の業務全体の流れです。
展示会を主催する企業への申し込みから、準備、イベント当日の監督、アフターフォローと、展示会出展というプロジェクトの最初から最後まで関わっているのがお分かりになるかと思います。実際の作業や進行は社内のサポートチームにも入ってもらうのですが、営業はその管理役になります。つまり、案件が終わるまで責任をもって、クライアントとパートナー企業との間に入り、プロジェクトが円滑に進むようにとりまとめる必要があります。
円滑な進行管理には適切な報連相、交渉・折衝力、タスクやスケジュール管理能力など、さまざまなスキルが求められます。ですが実際に業務を経験する中で、私が特に重要だと感じたのは「問題解決能力」と「先読み思考」です。
大きなプロジェクトが動く際にはどうしても、大なり小なり、何かしら問題が発生します。 例えば、出展ブースのデザインについてクライアントの中で様々な意見が出て、会議を重ねてもまとまりきらないことがありました。デザインが決まらないと、その後に控える制作の工程が止まってしまいます。 そこで先輩は、クライアントの過去出展の際のデザインや、ITCで持っている他社事例をもとにアイデアを絞り込んでご提案し、意見を1つにまとめあげました。ちょっとしたつまずきではありますが、「問題解決能力」を発揮し、スムーズにプロジェクトを進める先輩の姿は輝いて見えました。
イベント当日に特に重要になるのが、「先読み思考」です。 進行管理を行う営業は、当日ももちろん現場に赴き、期待した通りに成果が出ているか、ブースに問題が起きていないか、目を光らせます。他にもアンケート用紙やチラシ、ノベルティなどの配布物が不足していないか、来場者が入りやすい雰囲気のブースになっているかなど、見るべきポイントは多く、当日は時間との勝負です。 先に起こるであろうことを想像して、不足しそうなものは早めに追加の手配を行い、オペレーションが十分に機能していなければ現場で修正をかけていきます。私も先輩に注意すべきポイントを教わりながら、「先読み思考」を駆使して現場の戦力として動き回りました。
これらのスキルに共通しているのは、クライアントやパートナーとのコミュニケーションです。独りよがりの進行では、プロジェクトは上手く進みません。クライアントの抱えている課題を引き出し、最適な解決策を探ること。案件に関わる人たちの希望を汲み取り、よりよい結果のためにこれから何が必要になるのかを考えること。相手を気遣い、思いやる気持ちをもって臨むことでスムーズにコミュニケーションをとることができるようになり、プロジェクトが成立します。
簡単な仕事ではないですが、誰にでもできることではないからこそ自信をもって働けています。
以上でITC営業の仕事紹介第1回のブログを終えられればと思います。私の記事で少しでもITCの仕事について知ってもらい、一緒に働きたいと思ってくださる人がいればいいなと思います。